Maarch Entreprise est une infrastructure de GED de production, répondant en standard à la plupart des besoins de gestion opérationnelle de contenu d’une organisation. La solution est distribuée sous licence GPLv3, c’est-à-dire en open source, de sorte que le coût d’implémentation rende la solution abordable pour tout type d’organisation (public, privé, parapublic, monde associatif).
Pour autant, Maarch Entreprise, conçu par deux consultants cumulant à eux deux plus de 20 ans d’expertise en Systèmes d’Archivage Électronique et en Éditique, offre toutes les garanties de robustesse, d’intégrité, de performance que l’on doit attendre de ce type de produit. Un grand soin a été porté sur l’architecture afin d’autoriser des performances maximales sur du matériel standard. L'application a reçu un certificat de conformité NF Z42-013.
Maarch est totalement modulaire : toutes les fonctionnalités sont regroupées dans des modules exposant des services qui peuvent être activés/désactivés en fonction du profil de l’utilisateur. Un ingénieur expérimenté peut ajouter ou remplacer un module existant sans toucher au cœur du système.
La communauté Maarch propose une solution de niveau Entreprise complète :
- Gestion du courrier entrant, sortant, interne, autre
- Circuits de validation, traitement des réponses
- Prise en compte de l'organigramme hiérarchique dans la gestion des autorisations et le workflow
- Gestion multi-dossiers, avec plan de classement propre à chaque type de dossier
- Gestion des boites, conteneurs, et emplacements de stockage physique
- Archivage à valeur probante
Modulaire et multi-collections, multi-sociétés, Maarch Entreprise peut gérer l'ensemble des documents de production d'une organisation :
- Dossiers clients, adhérents
- Dossiers et factures fournisseurs
- Courrier tout-venant
- Etats comptables
- Reprise d'archives en numérisation
- Archives physiques : localisations, prêts, restitutions
Maarch propose un schéma global et tous les outils pour acquérir, gérer, conserver puis restituer les flux documentaires de production.
C’est à notre connaissance la seule offre globale Open Source proposant autant de fonctionnalités en standard.
Préparer
Maarch permet de préparer les versements dans l’archive, grâce au module Physical Archive. Le module dispose de fonctionnalités d’impressions de séparateurs code-barres, reprenant l’identité du dossier à numériser, le type de document, la boite d’archivage dans lequel viendra se placer le dossier physique après la numérisation. Les lots sont créés a priori dans le logiciel pour une traçabilité optimale.
Capturer
Maarch dispose de plusieurs canaux d’acquisition des documents entrants :
• Par référencement manuel d’un document électronique
• Par conversion PDF à l’aide d’une imprimante virtuelle, de façon à constituer une photo électronique
• du document à archiver
• Par numérisation directe sur le poste de travail à l’aide d’un scanner faible volume
Enfin, pour les projets de numérisation gros volumes, Maarch dispose d’un module ”SAI” performant et innovant, autorisant la numérisation illimitée de documents. Ce module permet entre autre :
• le transfert sécurisé via des protocoles internet du site de numérisation vers le site d’archivage.
• le découpage du lot de numérisation en fonction des séparateurs code-barre, la reconnaissance de leur contenu. Nous utilisons pour cela des librairies propriétaires ayant démontré une grande fiabilité dans la reconnaissance.
• la conversion PDF des images
• la préparation des lots d’importation pour Maarch AutoImport, avec toutes les informations de service liées à la numérisation, indispensables pour la norme Z42-013.
Avec Maarch SAI, plus besoin de logiciels de pilotage de scanners lourds et chers : il suffit de numériser des lots en TIFF grâce aux logiciels gratuits fournis avec les scanners (Kodak Capture Software, Fujitsu ScandAll...). Il n’y a non plus aucune limitation concernant le nombre de pages.
Verser
Les modules interactifs proposent la capture et le versement au sein du même processus. Pour les traitements de masse, Maarch AutoImport est le module autorisant le versement rapide de lots de ressources électroniques dans Maarch, que ce soit en sortie de numérisation ou de traitement Editique.
Maarch AutoImport fournit aussi toutes les informations de service relatives au processus.
Le module a été conçu pour traiter plusieurs dizaines de milliers de documents à l’heure.
Organiser
Les documents versés dans Maarch sont immédiatement disponibles en consultation, mais il existe des moyens d’organiser ces derniers pour les rendre plus pratiques à consulter et à manipuler.
Maarch OCR convertit un PDF image en PDF image+texte (sous licence propriétaire), ou extrait le texte d’un PDF pour le mettre en pièce jointe au document (libre). L’OCR est basé sur implémentation du projet Open Source Tesseract sponsorisé par Google.
Maarch Fulltext indexe les PDF image+texte ou le texte brut en plein texte. Ce module est basé sur le célèbre projet Open Source Lucène, dans son portage PHP effectué par Zend.
L’utilisation combinée de Maarch OCR et Maarch Fulltext permet de procéder à des recherches floues directement dans le contenu du document numérisé.
Maarch Dispatch autorise l'affectation automatique des courriers sur la base de recherches de mots-clés dans le contenu du document.
Maarch Autofoldering procède à une catégorisation automatique des documents sur la base de leur index. Après le passage de l’Autofoldering, l’utilisateur accède à l’archive grâce à des arbres de parcours.
Communiquer
Maarch garantit la conservation sécurisée du contenu versé, mais assure aussi la circulation et la restitution des documents, au travers de modules fonctionnels riches. La recherche des documents s’effectue dans le module Indexing & Searching grâce aux index fonctionnels paramétrables.
En connectant le module Folders, il est possible de ranger les documents dans des dossiers structurés, de procéder à des recherches sur les qualificateurs de dossier.
La circulation des documents pour validation/rangement s’effectue à l’aide de bannettes (module Baskets) ou par Workflow procédural (module Workflow).
Enfin, Maarch CD est un outil permettant de graver un support autonome, comprenant les documents, les index, l’interface de recherche et consultation. Le support est autoporté : le destinataire du support dispose d’une application Maarch de recherche, sans devoir faire d’installation.