Fonctionnalités

Fonctionnalités Maarch Entreprise : Versement, indexation / videocodage, recherche avancée, catégorisation automatique, gestion des dossiers, Workflow, circulation des documents, Gestion des archives physiques et numérisation, Gestion du cycle de vie, Intégration aux systèmes d’information, administration de la solution.

Fonctionnalités de base
	Utilisez Maarch Entreprise, le Système d’Archivage Electronique Maarch Entreprise intervient après la production de vos documents. L’application gère donc des documents « figés », destinés à l'archivage après circulation/validation. L’éventail des documents concernés est vaste : factures, bulletins de paye, états comptables, quittances de loyer, contrats, courriers, déclarations de sinistres, constats, notes de frais, devis, propositions commerciales etc… Maarch Entreprise est un outil de production. Il dispose de tous les outils indispensables à la conduite d'un projet d'archivage et de GED. De la capture des documents numérisés ou bureautique (à l'aide du Maarch Capture Connector et de Maarch AutoImport) au sort final de l'archive. Bien entendu tous ces outils sont open source.
	Sécurisez vos données - Coffre fort électronique Tout est mis en œuvre pour assurer la sécurité et l'intégrité de vos documents enregistrés dans Maarch Entreprise. L’application attribue un cachet numérique au versement de l'archive, et contrôle l'intégrité (la non altération) de l'archive à chaque accès.Maarch Entreprise gère les supports en lecture seule, afin que cette intégrité soit aussi assurée au niveau physique. La traçabilité est complète, sur toutes les interactions avec le système.
Versement, indexation / vidéocodage
	Versez rapidement des quantités importantes de documents Les versements sont facilités par l’outil Maarch AutoImport. D’une utilisation simple et légère, Maarch AutoImport permet d’effectuer une importation en masse de documents dans la base de données de l’application. Maarch AutoImport scanne l’intégralité des documents désirés pour l’importation et effectue une indexation (description, statut, date de création, collection documentaire, etc…). Il compare l'empreinte numérique des fichiers à importer et met à l'écart les fichiers déjà présents dans Maarch. Il contrôle également la complétude du lot avant son import.
	Indexez rapidement grâce au videocodage (Postindexing) L'indexation dans Maarch Entreprise est rapide et adaptative. Rapide parce qu'une minute suffit pour enregistrer et indexer un nouveau document. Adaptative parce que les index demandés pour chaque document s'adaptent à la collection documentaire, au type de dossier et au type de document. Le vidéocodage permet à partir d’une fenêtre à double fonction, d’un côté de visualiser le document versé et de l’autre de saisir les index correspondants. Chaque opérateur réserve pour une durée donnée un nombre de document à vidéocoder. Les documents réservés ne sont pas disponibles pour les autres opérateurs, jusqu’à expiration du temps de réservation. Grâce à cette fonction, vous pouvez, par exemple, piloter une plate-forme de numérisation : certaines personnes de l’équipe sont dédiées à la numérisation et d’autres à la saisie des métadonnées correspondantes.
Recherche avancée, catégorisation automatique
	Recherchez intuitivement vos documents Les fonctionnalités de recherche avancée permettent de retrouver aisément et rapidement les documents indexés dans Maarch Entreprise. La recherche est multicritères, elle s’appuie sur l’ensemble des index de la collection documentaire. Il est également possible de faire une recherche sur le contenu des documents : recherche « plein texte ».
	Classez facilement vos documents Vous pouvez définir l’organisation de vos documents en fonction des critères que vous désirez. Vous souhaitez, par exemple, voir vos documents classés par année et par type de document, ou classés par montant de facture et par client. C’est vous qui décidez ! Maarch Entreprise se charge du classement dynamique (module Autofoldering).
Gestion des dossiers
	Organisez vos documents en dossier Avec le module "Folders" (dossiers), vous avez la possibilité de définir l'organisation et le contenu de chaque type de dossier. Un dossier peut contenir des sous-dossiers et des types de documents, avec la possibilité de définir des index spécifiques pour chaque type de documents et ceux qui sont obligatoires ou facultatifs. Consultez ensuite le dossier avec une vision hiérarchique des sous-dossiers et du plan de classement pour le type de dossier.
	Vérifiez la complétude de vos dossiers Soyez assuré de la complétude de vos dossiers : une fois que les pièces nécessaires à la complétude d'un dossier ont été définies, vous pouvez retrouver la liste des pièces manquantes d'un dossier sur sa fiche, ou lors de l'ajout d'une nouvelle pièce. Si le module "Alertes et notifications" est activé, vous pouvez également recevoir des rapports de complétude par email.
Workflow, circulation des documents
	Paramétrez et suivez le circuit de validation de vos documents Le module "Baskets" (bannettes ou corbeilles en français) de Maarch Entreprise apporte la notion de GED. Il assure la circulation du document dans une organisation (avec prise en compte de l'organigramme hiérarchique dans la gestion des autorisations et le workflow). Il permet de définir des vues sur les documents en fonction de leur état ou d'index, puis d'attribuer des actions et des droits de redirection aux groupes utilisant ces corbeilles. Il s'agit d'un workflow, piloté par votre organigramme, permettant de diffuser de très nombreux documents dans vos circuits de distribution, tout en laissant une certaine part de décision aux acteurs du circuit. Selon leurs profils, les utilisateurs peuvent verser des documents, les qualifier, les suivre, les valider, les ranger mais aussi superviser l’activité.
Gestion des archives physiques
	Gérez votre archivage physique Le papier n'est pas mort ! Le module de gestion des archives physiques (Module APA) vous permet d'organiser vos documents papier et de les classer dans les boîtes d'archives, puis de ranger ces boites sur leur site de stockage définitif. Vous saurez où vos documents sont rangés et pourrez ainsi répondre aux demandes de restitution des archives papier. Dans les étapes de numérisation, vous pouvez indiquer dans quelle boite d'archive est versé l'original papier, et faire ainsi le lien électronique-physique.
	Imprimez vos séparateurs à codes-barres Maarch Entreprise imprime des séparateurs à code barres. Ils permettent de préparer la numérisation puis le versement en masse, en attribuant des catégories aux documents (métadonnées). Exemples : définition du type du document, numéro de contrat, numéro de boite d’archive, numéro de dossier, numéro de client auquel le document numérisé doit être rattaché etc…
Gestion du cycle de vie
	Mettez en place un workflow de cycle de vie Le cycle de vie d'un document comporte trois étapes successives : élaboration, maintenance (ou conservation), élimination. Maarch Entreprise couvre ces 3 étapes. L’application Maarch Entreprise, à l’aide de la politique d’archivage (Workflow de cycle de vie), assure la transition de la ressource documentaire, de son versement à son sort final. On peut paramétrer, selon la nature des documents, le nombre de copies nécessaires et leur délai de conservation sur des supports de natures différentes. Ces supports sont déterminés en fonction des besoins de consultation, plus ou moins rapide et de compression plus ou moins forte. Les documents versés via Maarch AutoImport, sont copiés dans ces zones de stockage
	Respectez la norme OAIS Le module cycle de vie met en œuvre la norme OAIS, modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques.
	Devenez « Tiers Archiveur de confiance » La mise en œuvre du workflow cycle de vie, en respectant les recommandations de la FNTC (Fédération Nationale de Tiers de Confiance) permet, après audit, d’être labellisé « Tiers Archiveur de confiance ».
Intégration aux systèmes d'information
	Intégrez facilement Maarch Entreprise à vos applications métiers Grâce au moteur de Web Services (SOAP), intégrez Maarch Entreprise à vos outils métiers existants. Vous pouvez par exemple verser ou consulter vos documents, en faisant appel aux Web Services Maarch, depuis votre application métier ou portail d’entreprise, en toute transparence !
Administration de la solution
	Paramétrez votre application pour coller à vos besoins Maarch Entreprise est une solution très souple, grandement paramétrable, grâce aux briques d’administration, améliorées au fil des versions. Vous pouvez paramétrer l’accès aux fonctionnalités et aux ressources documentaires, organiser le plan de classement des ressources et des dossiers, personnaliser l’ensemble des workflow en fonction de votre organigramme, gérer les espaces et supports de stockage, piloter les politiques d’archivage, etc...
	Suivez l’historique complet de toutes les actions Toutes les actions effectuées dans Maarch Entreprise, comme les versements ou les batchs, sont consignées dans un historique. L’information est consultable à tout moment.

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Fonctionnalités de base

Utilisez Maarch Entreprise, le Système d’Archivage Electronique

Sécurisez vos données - Coffre fort électronique

Versement, indexation / vidéocodage

Versez rapidement des quantités importantes de documents

Indexez rapidement grâce au videocodage (Postindexing)

Recherche avancée, catégorisation automatique

Recherchez intuitivement vos documents

Classez facilement vos documents

Gestion des dossiers

Organisez vos documents en dossier

Vérifiez la complétude de vos dossiers

Workflow, circulation des documents

Paramétrez et suivez le circuit de validation de vos documents

Gestion des archives physiques

Gérez votre archivage physique

Imprimez vos séparateurs à codes-barres

Gestion du cycle de vie

Mettez en place un workflow de cycle de vie

Respectez la norme OAIS

Devenez « Tiers Archiveur de confiance »

Intégration aux systèmes d'information

Intégrez facilement Maarch Entreprise à vos applications métiers

Administration de la solution

Paramétrez votre application pour coller à vos besoins

Suivez l’historique complet de toutes les actions