Tout est mis en œuvre pour assurer la sécurité et l'intégrité de vos documents enregistrés dans Maarch Entreprise. Maarch attribue un cachet numérique au versement de l'archive, et contrôle l'intégrité (la non altération) de l'archive à chaque accès.
Maarch gère les supports en lecture seule, afin que cette intégrité soit aussi assurée au niveau physique. La traçabilité est complète, sur toutes les interactions avec le système.
Historique complet des actions
Toutes les actions effectuées dans Maarch Framework sont consignées dans un historique.
Indexation et recherche
Indexation rapide
L'indexation dans Maarch Entreprise est rapide et adaptative.
Rapide parce qu'une minute suffit pour enregistrer et indexer un nouveau document. Adaptative parce que les index demandés pour chaque document s'adaptent à la collection documentaire, au type de dossier et au type de document.
Recherche avancée
Les fonctionnalités de recherche avancée permettent de retrouver aisément et rapidement les documents indexés dans Maarch Framework en faisant porter la recherche sur n'importe quel index en fonction de la collection documentaire.
Catégorisation automatique
Navigation dans les documents
Que vous souhaitiez voir vos documents classés par année et par type de document, ou classés par montant de facture et par client, vous pouvez définir vos propres arbres de tri en fonction des critères que vous désirez.
Corbeilles
Circuit de validation des documents
Le module "Baskets" livré avec Maarch Framework permet de définir des vues sur les documents en fonction de leur état ou d'index, puis d'attribuer des actions et des droits de redirection aux groupes utilisant ces corbeilles. Il s'agit d'un véritable workflow non déterministe, mais suffisament dirigiste pour organiser des circuits de distribution sur de hauts volumes, tout en laissant une certaine part de décision aux acteurs du circuit.
Gestion des dossiers
Organisez vos documents en dossier
Avec le module "Folders", vous avez la possibilité de définir l'organisation et le contenu de chaque type de dossier.
Un dossier peut contenir des sous-dossiers et des types de documents, avec la possibilité de définir des index spécifiques pour chaque type de documents et ceux qui sont obligatoires ou facultatifs. Consultez ensuite le dossier avec un vision hiérarchique des sous-dossiers et du plan de classement pour le type de dossier.
Vérification de la complétude
Soyez assuré de la complétude de vos dossiers : une fois que les pièces nécessaires à la complétude d'un dossier ont été définies, vous pouvez retrouver la liste des pièces manquantes d'un dossier sur sa fiche, ou lors de l'ajout d'une nouvelle pièce. Si le module "Alertes et notifications" est activé, vous pouvez également recevoir des rapports de complétude par email.
Gestion des archives physiques
Gérez votre archivage physique
Le papier n'est pas mort !
Le module de gestion des archives physiques vous permet d'organiser vos documents papier et de les classer dans les boîtes d'archives, puis de ranger ces boites sur leur site de stockage définitif. Vous saurez où vos documents sont rangés et pourrez ainsi répondre aux demandes de restitution des archives papier. Dans les étapes de numérisation, vous pouvez indiquer dans quelle boite d'archive est versé l'original papier, et faire ainsi le lien électronique-physique.
Imprimez vos séparateurs à code barre
Les code-barre des séparateurs contiennent toutes les informations permettant de retrouver facilement le dossier, son type, le type de documents et la boîte dans laquelle le dossier est rangé après numérisation.
