Gestion des archives physiques

Utilisateur : bblier, Mot de passe : maarch

Maarch Entreprise exploite le module d'archivage physique (PA) et le module d'archivage physique avancé (APA).
PA permet de :

• Créer des Unités d'Archives (UA)
• Référencer des documents électroniques dans ces UA
• Imprimer des séparateurs code barre pour numériser en mode pré-indexation

APA permet de :

• Placer les UA dans des Unités de Conditionnement (UC)
• Verser les UC en zone d'archive, puis les positionner dans un emplacement de stockage physique
• Gérer les demandes de restitution et de réintégration

Il s'agit certainement de la première gestion d'archivage physique en Open Source, et une des rares solutions hybrides mêlant l'archive électronique et physique.

Dans le jeu de test, Bernard BLIER est aussi le responsable des archives.
La première opération consiste à cloturer la boite "Boite ENTRANT 001", pour indiquer qu'elle est pleine, et prête à être envoyée à l'archivage.
Pour cela, il faut aller dans le menu "Numerisation", puis sélectionner la boite n°1, et cloturer. Noter que l'on peut accéder aux documents contenus dans la boite.

Une fois la boite cloturée, on peut la verser en archivage physique, via le menu "Gestion des archives physiques > Création d'archive".

1. Choisir un type d'UC
2. Sélectionner un client
3. Une fois le client sélectionné, choisir la nature pour ce client
4. La date d'élimination se calcule automatiquement à partir de la nature
5. Saisir le n° d'UA (1), et la placer dans l'UC n°10 (au choix)
6. Saisir un libellé de recherche, et valider

Il faut ensuite positionner l'Unité de Conditionnement n°10 sur son site de stockage :

L'archive est désormais disponible en consultation par les correspondants archive, ce que nous allons voir par la suite.
Le module APA dispose d'autres fontionnalités (recherche, rapports, import de masse) que nous vous encourageons à essayer.