Numérisation rapide des documents (afficher les détails)
La numérisation des documents n'a jamais été aussi rapide : grâce au ScanSnap Connector, un bouton suffit pour numériser un document en PDF et l'injecter dans Maarch LetterBox !
Indexation des courriers entrants et sortants
L'interface de l'indexation des documents a été particulièrement étudiée pour faciliter cette étape importante de l'enregistrement d'un courrier. Choisissez et paramétrez les index nécessaires pour chaque type de documents. L'indexation ne prend ainsi que quelques secondes.
Génération d’accusés de réception
A l'enregistrement d'un courrier, vous pouvez générer automatiquement un accusé de réception prêt à être envoyé. L'accusé est créé à partir d'un modèle entièrement paramétrable.
Date limite de traitement optionnelle
Certains courriers ne demandent pas de traitement (par exemple une note de service). Lors de l'enregistrement d'un courrier, il est possible de désactiver la date limite de traitement (à partir de la version 2.4).
Traiter
Affectation automatique du traitement à l’agent concerné
Après l'enregistrement du courrier, celui-ci est instantanément envoyé, dans sa version numérique, à l'agent qui doit le traiter. Plus personne n'est dépendant des délais de livraison des courriers et le traitement peut commencer dès l'enregistrement du courrier dans Maarch LetterBox !
Diffusion instantanée des courriers aux bons services
Fini les innombrables copies pour chaque lettre ! Avec Maarch LetterBox, les services concernés par un courrier le reçoivent instantanément.
Rediffusez les courriers
Votre traitement est terminé, mais un autre agent doit aussi le traiter ? La réponse au courrier doit être validée par un autre service ? Rediffusez le courrier : associez une nouvelle liste de diffusion à l'affaire, modifiez-la, rediffusez !
Consultez vos courriers à traiter dans votre corbeille virtuelle
Retrouvez à tout moment vos courriers à traiter, vos courriers en retard ou vos courriers à valider en un clin d'oeil grâce au système de corbeilles virtuelles intégré à Maarch LetterBox.
Utilisation de modèles de courriers dans l’éditeur intégré
Maarch LetterBox vous offre la possibilité de définir des modèles de courrier type. Vous pouvez ainsi générer rapidement les réponses à certains types de courrier récurrents, et les éditer dans l'éditeur intégré.
Retrouvez facilement tous vos courriers avec la recherche avancée
Ne perdez plus de temps à rechercher un courrier entrant ou sortant dans vos archives (même s'il est dans votre bureau !). Grâce aux fonctionnalités de recherche avancée, vous pouvez retrouver en quelques secondes un courrier à partir de ses index.
Supprimez les documents enregistrés par erreur
Il se peut que des documents soient injectés par erreur. Á partir de la version 2.4, il est possible, pour les utilisateurs autorisés à le faire, de supprimer des documents. Pour des raisons de sécurité et de traçabilité, cette suppression n'est cependant que logique : le document reste dans le coffre électronique, mais il est désactivé dans la base et ne sera donc pas visible.
Piloter
Notifications et alertes
Maarch LetterBox vous envoie automatiquement des notifications de courriers à traiter et des alertes pour vous avertir si vous avez des courriers en retard de traitement.
Gestion des absences
Un collaborateur part en congés ? Il peut signaler son départ à Maarch LetterBox et rediriger son courrier vers la personne qui le remplacera !
Suivi du traitement
Maarch LetterBox remplace avantageusement les fiches de suivi de courrier qu'il fallait signer : vous pouvez à tout moment consulter l'état d'avancement du traitement d'un courrier.
Historique des actions
Toutes les actions effectuées dans Maarch LetterBox sont enregistrées dans un historique, que ce soit la simple consultation d'un courrier ou son traitement !
Administrer
Gestion des utilisateurs et de leurs droits
Une réelle politique de confidentialité : grâce à sa gestion des droits très souple, Maarch LetterBox permet d'affecter des droits spécifiques à chaque utilisateur, groupe d'utilisateurs ou service.
Statistiques d’usage
Pour suivre efficacement l'activité courrier de votre organisation, Maarch LetterBox fourni des statistiques à visualiser ou à exporter pour traitement dans un logiciel tiers.
